Pada hari Jumat tanggal 14 Februari 2025 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ngawi di undang untuk menjadi saksi pelaksanaan pemusnahan arsip oleh Dinas Perdagangan Perindustrian dan Tenaga Kerja Kabupaten Ngawi.

“sisa karcis adalah benda/ surat berharga yang tertera tahunnya, jadi apabila pada tahun tersebut tidak habis, maka harus segera di musnahkan karena bila tidak akan berpeluang penyalanggunaan retribusi yang berdampak pada pendapatan daerah” Bapak M.Arif Arifin,SH,MM selalu sekretaris dinas yang menjadi pendamping dalam pelaksanaan acara tersebut memberikan penjelasan.

Dinas Perdagangan Perindustrian dan Tenaga Kerja Kabupaten Ngawi ini sudah secara rutin melaksanakan pemusnahan arsip sesuai prosedur. Tahapan dari pemilahan arsip, penilaian arsip, pengajuan ijin ke bupati untuk persetujuan pemusnahan arsip telah dilakukan. Unit Kearsipan Dinas bekerja sama dengan Unit Pengolah dalam hal ini Bidang Tata Kelola Sarana Prasarana Distribusi Perdagangan Dinas Perdagangan Perindustrian dan Tenaga Kerja Kabupaten Ngawi sebagai pencipta arsip karcis ini. Kemudian Unit Kearsipan bersama Unit Pengolah melakukan proses pemusnahan arsip sesuai dengan Peraturan Bupati Ngawi Nomor 48 tahun 2022 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis. Melakukan tahap demi tahap yang berpedoman pada perbup tersebut. Tim Pemusnahan Arsip dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selalu siap sedia jika diminta untuk mendampingi dalam proses pemusnahan arsip, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam pengelolaan dokumen negara tersebut.

Setelah mendapatkan persetujuan Bupati Ngawi dilakukan pemusnahan dengan cara di bakar dan di hadiri oleh instansi terkait, dalam hal ini Dinas Perdagangan Perindustrian dan Tenaga Kerja Kabupaten Ngawi menghadirkan saksi dari Inspektorat sebagai Instansi Pengawas, bagian Keuangan sebagai Instansi linier yang berhubungan dengan keuangan daerah serta mengundang Tim Kearsipan yang bertindak sebagai Lembaga Kearsipan Daerah. Kemudian di tuangkan dalam Berita Acara yang nantinya menjadi Dokumen pemusnahan arsip.

Dalam pemusnahan sisa karcis ini dilakukan di halaman belakang Rumah Kemasan Jl.Supriyadi Ngawi, dibakar dan di tunggu sampai terbakar habis tak bersisa oleh Sekretaris Dinas, Kepala Bidang beserta personil Bidang Tata Kelola Sarana Prasarana Distribusi Perdagangan Dinas Perdagangan Perindustrian dan Tenaga Kerja Kabupaten Ngawi.

Semoga OPD lain juga dapat melaksanakan pemusnahan arsip sesuai dengan prosedur yang berlaku, tidak ada lagi pemusnahan arsip dengan cara di jual atau asal di bakar tanpa melalui prosedur yang ada, sehingga arsip daerah yang merupakan dokumen negara dapat terkelola dengan baik.