Setelah rencana pembangunannnya sempat tertunda gegara badai Covid-19, akhirnya Ngawi memiliki gedung Depo Arsip. Gedung yang beralamat di Jl. MH. Thamrin 34 itu manandai bahwa Ngawi benar-benar serius terhadap penyelamatan khazanah arsip kabupaten. Selama ini, depo arsip memanfaatkan ruangan lantai 2 di gedung dinas. Meskipun berukuran kecil, tetapi prinsip utamanya adalah bagaimana sistem kearsipan bisa berjalan. Namun, dalam perkembangannya keberadaan depo tersebut membuat kinerja LKD sebagai pengampu urusan kearsipan sedikit terhambat, karena daya tampung ruang simpan arsip sangat terbatas. Sedangkan kewajiban LKD terkait pemanfaatan Depo Arsip adalah menyimpan khazanah arsip statis kabupaten dan arsip-arsip Perangkat Daerah yang memiliki masa simpan 10 tahun keatas. Oleh sebab itu, kebutuhan gedung depo arsip dipandang amat mendesak.
Di dalam UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menekankan bahwa salah satu elemen dasar penyelenggaraan kearsipan adalah kepemilikan ruang simpan arsip. Seperti Record Center, Depo Arsip, atau Server adalah bagian penting dari sumber daya kearsipan yang tidak boleh diabaikan. Untuk lebih jelasnya, mungkin dapat digambarkan seperti teknologi komputer dengan storage device-nya maupun pemanfaatan teknologi cloud computing sebagai basis data. Jadi bisa dikatakan bahwa untuk sampai pada penyelenggaraan kearsipan yang baik, ketersediaan ruang simpan adalah sebuah keniscayaan.
Pengunjung LKD Ngawi dari Belanda, Mr. Max Leo bersama keluarga, menelusuri sejarah nenek moyangnya yang bernama Mr. Cordier De Crust di Ngawi. (Foto: LKD Ngawi)
Kepemilikan Depo Arsip secara mandiri tentunya akan dapat memacu kinerja urusan kearsipan dalam merekonstruksi rekam jejak perjalanan Kabupaten Ngawi. Dengan begitu, ketersediaan khazanah arsip bagi pengguna dalam hal kecukupan sumber informasi dapat terlayani secara maksimal. Menurut informasi, jumlah pengguna arsip di LKD selalu meningkat setiap tahunnya, mulai dari PNS, mahasiswa, pelajar hingga masyarakat umum. Hal ini menunjukkan bahwa ketersediaan informasi khasanah arsip sudah mulai menjadi kebutuhan. Jadi, ibaratnya gedung Depo Arsip Ngawi lahir di waktu yang tepat.
Selanjutnya, harapan besar dari terbangunnya gedung Depo Arsip adalah bagaimana LKD dapat menyajikan warisan sejarah, budaya dan peradaban Kabupaten Ngawi kepada generasi mendatang. Untuk itu, selain rumusan kinerja, tentunya LKD juga sangat membutuhkan dukungan semua pihak. Mulai dari pucuk pimpinan pengendali Pemerintahan Daerah, Perangkat Daerah dan seluruh masyarakat Ngawi. Semoga bisa terwujud.
Salam Arsip..