Menjelang penutupan akhir tahun 2024 tepatnya pada hari Selasa tanggal 24 Desember 2024, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ngawi selaku Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Ngawi melaksanakan kegiatan Penarikan Arsip Statis yang merupakan tahap akhir dari kegiatan Akuisisi Arsip Perangkat Daerah yang telah berjalan sejak bulan September lalu.
Dalam pelaksanaan Kegiatan Akuisisi Arsip Perangkat Daerah tersebut ada tahapan tahapan adminstrasi yang harus dicukupi, diantaranya adalah:
- Surat Pemberitahuan kepada Perangkat Daerah (Pencipta Arsip) tentang pelaksanaan kegiatan akuisisi arsip yang dilengkapi dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
- Surat Keputusan Pembentukan Tim Panitia Penilai Arsip oleh Pencipta Arsip
- Surat Persetujuan Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip
- Surat Keputusan Penetapan Arsip Statis oleh LKD
- Surat Keputusan Penetapan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip
- Berita Acara Akuisisi Arsip Statis
Setelah tahapan tersebut tercukupi, maka dilakukan penarikan arsip statis dari pencipta arsip yaitu Perangkat Daerah oleh Lembaga Kearsipan Daerah untuk kemudian dijadikan sebagai Khazanah Arsip
Menurut PERKA ANRI NO 27 TAHUN 2011 tentang Pedoman Penyusunan Sarana Bantu Penemuan Kembali Arsip Statis pengertian Khazanah Arsip adalah kumpulan arsip atau jumlah keseluruhan arsip yang berasal dari berbagai pencipta arsip dan disimpan di Lembaga Kearsipan.
Arsip Statis yang ditarik untuk di Akuisisi dan dijadikan Khazanah Arsip ini berasal dari Badan Penanggulangan Bencana Daerah dan Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Ngawi tentang Kebencanaan Wabah Covid – 19.
Selain itu juga dilakukan penarikan arsip statis sesuai Jadwal Retensi Arsip ke beberapa Perangkat Daerah yaitu Dinas Ketahanan Pangan dan Pertanian dan Dinas Perdagangan,Perindustrian dan Tenaga Kerja Kabupaten Ngawi.
#salamArsip
Penulis: Nungki Wahyuningtyas