Pada Tanggal 18-19 November 2024 Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip melaksanakan kegiatan Rapat Koordinasi Rencana Pemusnahan 2025 dan Sosialisasi Penyelamatan Arsip Penggabungan dan Pembubaran Perangkat Daerah. Kegiatan selama 2 (dua) hari ini dihadiri oleh Kepala Sub Bagian Umum dan Pengelola Unit Kearsipan dari 46 Perangkat Daerah di Lingkup Pemerintah Kabupaten Ngawi. Kegiatan dibuka secara resmi oleh Ibu Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ngawi Ir. Kartikawari Pinilih dan dilanjutkan pengantar materi Penyelamatan Arsip dari Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip dan Pengelolaan Arsip dari Kepala Bidang Pengelolaan Arsip.

Kegiatan ini dilakukan oleh Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip sebagai langkah awal dalam tahapan pemusnahan dengan melaksanakan koordinasi dengan perangkat daerah yang akan melaksanakan pemusnahan di Tahun 2025, pemusnahan arsip yang dimaksud adalah pemusnahan arsip terhadap arsip retensi 10 tahun kebawah. Materi pokok dalam rapat koordinasi ini adalah penekanan bahwa sebelum melaksanakan penyusutan pada tahapan pemusnahan, perangkat daerah harus sudah melaksanakan pengelolaan arsip dinamis secara baku dan pemusnahan arsip sesuai prosedur serta mendorong penyerahan arsip statis yang ada di perangkat daerah untuk disimpan di Lembaga Kearsipan Daerah sebagai koleksi memori bangsa.

Untuk menyegarkan kembali pengetahuan perangkat daerah tentang pemusnahan maka diberikan materi Sosialisasi Pemusnahan Arsip berdasarkan Peraturan Bupati Nomor 48 Tahun 2022 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis. Materi yang kedua adalah Sosialisasi Penyelamatan Arsip Hasil Penggabungan dan Pembubaran Perangkat Daerah sebagai upaya meningkatkan pengetahuan SDM kearsipan perangkat daerah dalam rangka persiapan evaluasi kelembagaan sehingga ketika perangkat daerah mengalami penggabungan maupun pembubaran maka Arsip Hasil Penggabungan dan Pembubaran Perangkat Daerah tetap terselamatkan tidak hilang,  kedua materi tersebut disampaikan oleh Arsiparis Ahli Muda dan Arsiparis Terampil dari Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Ngawi.

Pada akhir kegiatan Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip menekankan kembali dan mendorong perangkat daerah untuk mengelola arsip secara baku dan bagi perangkat daerah yang akan melaksanakan pemusnahan, Tim Pendampingan Pemusnahan dari Bidang PPA siap mendampingi perangkat daerah yang akan melaksanakan pemusnahan.

Salam Arsip

Penulis : Nia Nuriana Febrianti