Dalam tata persuratan antar Organisasi Perangkat Daerah diatur dalam Tata Naskah Dinas ( TND ) dan di Kabupaten Ngawi Tata Naskah Dinas yang dipedomani dapat di lihat dalam Peraturan Bupati Ngawi nomor 125 tahun 2011 dan yang terbaru mendasar Permendagri Nomor 1 tahun 2023 untuk Peraturan Bupati Ngawi masih dalam proses.
Tata Naskah Dinas dibuat sebagai aturan, penyeragaman dan identitas korespondensi atau tata persuratan di Kabupaten Ngawi. Surat menyurat antar OPD ini dapat mencerminkan suatu OPD memahami apa tidak tentang Tata Naskah Dinas, dapat di lihat dari KOP surat, ukuran huruf, jenis huruf, tepi surat dan warna tinta dalam tanda tangan. Kesemuanya itu ada dalam Perbup Tata Naskah Dinas dan dinilai dalam audit kearsipan Internal. Walau terkesan sepele ternyata sebuah surat dapat mencerminkan suatu OPD mengerti atau tidak tentang Tata Naskah Dinas.
Namun pada kenyataannya masih banyak yang belum mengerti tentang Tata Naskah Dinas ini. TND seharuskan dikuasai oleh pencipta surat dan diketahui oleh jenjang pimpinan, sehingga dalam membuat surat, sang pencipta membuat surat dengan tata naskah dinas yang benar, dan pimpinan yang mengerti Tata Naskah Dinas bila ada yang kurang benar, akan memberikan koreksi sebelum membubuhkan paraf atau tanda tangan.
Oleh sebab itu tim Kearsipan tak henti-hentinya saling mengingatkan kepada para Pengelola Arsip pada unit Kearsipan 2 untuk mempertahikan Tata Naskah Dinas ini, karena dapat mencerminkan OPD pembuat surat dan memberikan penilaian pada audit sistem kearsipan Internal.
Hal ini ternyata bukan sebuah hal yang mudah, mengingat terkadang sudah terlanjur kebiasaan menggunakan templet surat yang ada padahal tidak sesuai dengan Peraturan Bupati Ngawi, oleh sebab itu ayo kita buka Kembali Tata Naskah Dinas, agar surat yang dikeluarkan dari Dinas kita sesuai dengan peraturan yang telah ditentukan.
Salam arsip
Agus Nurdi