Penyelenggaraan kearsipan nasional memiliki tujuan yakni untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, terpercaya dan mudah diakses. Pengertian autentik itu sendiri adalah layak diterima atau dipercaya berdasarkan fakta dan identik dengan asli serta informasinya dapat dipercaya. Arsip hasil akusisi atau penyerahan harus dinyatakan autentik, utuh, dan terpercaya. Untuk arsip yang belum dinyatakan autentik perlu dilakukan autentikasi.
Apa itu autentikasi?
Dalam Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2023 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Statis, menyebutkan bahwa autentikasi adalah proses pemberian pernyataan tertulis dan atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya berdasarkan pengujian. Autentikasi arsip statis dilakukan terhadap arsip statis yang tidak diketahui penciptanya dan arsip statis hasil alih media.
Metode pengujian autentikasi arsip statis terdiri dari metode pengujian fisik arsip dan metode pengujian informasi arsip. Pada metode pengujian fisik arsip dilakukan melalui tindakan yaitu :
- Pengujian karakteristik kertas;
- Pengujian karakteristik tinta;
- Pengujian jejak tulisan;
- Pengujian perubahan pada arsip selama penciptaan;
- Pengujian arsip terpapar api;
- Pengujian tulisan tangan;
- Pengujian hasil ketikan;
- Pengujian hasil cetak dan fotocopy;
- Pengujian tanda tangan;
- Pengujian watermark;
- Pengujian stempel;
- Pengujian lain sesuai dengan perkembangan teknologi.
Sedangkan pengujian informasi arsip dilakukan untuk mengetahui keaslian, keutuhan, keterpercayaan, dan keandalan informasi arsip, mengetahui sumber atau asal usul arsip. Pada dasarnya proses autentikasi arsip memiliki tahapan yang panjang dan detail. Bahkan ada beberapa penanganan khusus yang membutuhkan tenaga ahli seperti tenaga ahli bidang hukum, bidang kimia, bidang sejarah, bidang tulisan atau grofonomi, bidang filologi, bidang forensik, dan atau tenaga ahli lainnya.
Penulis : Nia Nuriana