Organisasi / Perangkat Daerah yang maju adalah yang mempunyai track record yang baik, dan track record yang baik itu bisa terekam dari tata Kelola persuratan dan tata Kelola kearsipan yang baik.
Dengan tata Kelola persuratan / kearsipan yang baik, akan memudahkan pengelola arsip untuk pencarian Kembali arsip yang akan disajikan.
Banyak dari pengelola arsip dalam melakukan pengelolaan arsip masih menggunakan cara lama yang di dapat secara turun temurun yaitu dengan menyimpan arsip dalam ordner keluar dan masuk sehingga apabila akan melakukan pencarian kembali lebih sulit dan arsip yang disajikan tidak terberkaskan.
Perlu diketahui bahwa Tata Kelola Kearsipan / Pengelolaan Arsip adalah urusan wajib setiap Organisasi / Perangkat Daerah. Untuk itu, terdapat beberapa hal yang perlu disiapkan yaitu SK Tim, Buku Agenda dan aturan aturan, Daftar Arsip, Record Center bagi pengelola Unit Kearsipan dan Filling Cabinet / lemari bagi Unit Pengolah.
Pada dasarnya alur kerja Tata Kelola Persuratan / Kearsipan adalah sebagai berikut: Surat diterima oleh bagian Tata Usaha Organisasi / Perangkat Daerah kemudian di naikkan ke Kepala Organisasi / Perangkat Daerah untuk menurunkan disposisi.
Surat yang telah terdisposisi disampaikan oleh bagian Tata Usaha ke Unit Pengolah ( yang terdisposisi ), namun sebelumnya Arsip / surat tersebut di catat di agenda surat Tata Usaha dan di distribusikan dengan menggunakan buku ekspedisi.
Bagian Tata Usaha hanya mencatat dan mendistribusikan surat tanpa menyimpan atau meng-copy surat.
Surat yang telah sampai ke Unit Pengolah (sesuai disposisi) kemudian di register oleh pengelola untuk di proses sesuai disposisi dan surat yang sudah di tindaklanjuti kemudian di simpan didalam map gantung sesuai dengan kode klasifikasi.
Apabila surat yang terdisposisi tersebut membutuhkan surat balasan, maka surat di buat rangkap 2 kemudian di register untuk dikirim (tindak lanjut) dan di simpan ke map gantung sesuai kode klasifikasinya.
Dengan melakukan alur tersebut, arsip yang tercipta, tersimpan dan tersajikan bisa menjadi sebuah cerita yang mudah dipahami dan mudah dalam pencarian Kembali.
#salamArsip
Penulis: Nungki Wahyuningtyas (Arsiparis Muda)