Perubahan struktur Organisasi Perangkat Daerah sebagai Upaya peningkatan kualitas kinerja Pemerintah Kabupaten Ngawi bertujuan untuk meningkatkan pelayanan publik dan mewujudkan visi misi di Pemerintah Kabupaten Ngawi. Hal tersebut berdampak pada  Perangkat Daerah yang mengalami penggabungan dan pembubaran. Dari sisi kearsipan,  perubahan Struktur Organisasi Perangkat Daerah merupakan perjalanan organisasi yang arsipnya harus diselamatkan. Artinya walaupun struktur organisasinya berubah, arsip yang diciptakan harus tetap diselamatkan. Arsip hasil penggabungan dan pembubaran Perangkat  Daerah menjadi tanggungjawab Lembaga Kearsipan Daerah. Arsip hasil penyelamatan  yang berketerangan permanen akan disimpan di Depo Arsip sebagai koleksi arsip statis,  sedangkan arsip yang tidak berketerangan permanen dan sudah melewati retensi arsip dapat  dilakukan usul musnah untuk mendapatkan persetujuan dari Arsip Nasional Republik  Indonesia.

Dalam hal ini, Dinas Perikanan dan Peternakan menyerahkan arsip Perangkat Daerah  sebelumnya yaitu arsip milik Dinas Pangan dan Perikanan. Tim Penyelamatan arsip dari  Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip mendorong kepada Pengelola arsip  Dinas Perikanan dan Peternakan untuk menyerahkan arsip yang seharusnya bukan menjadi tanggungjawabnya. Kami juga melakukan pendampingan secara intensif terhadap  pemilahan arsip yang akan diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Ngawi.

Lembaga Kearsipan Daerah juga melakukan penyelamatan arsip terhadap Organisasi  Perangkat Daerah yang mengalami penggabungan dan pembubaran namun banyak arsip  yang sudah hilang dan tidak terselamatkan. Untuk itu kami berharap dengan langkah Dinas Perikanan dan Peternakan tersebut dapat memberikan contoh dan menyadarkan terhadap  Perangkat Daerah yang masih menyimpan arsip yang bukan miliknya  kepada Lembaga  Kearsipan Daerah.

Salam Arsip – Nia Nuriana