Arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara. Maka dari itu perlu dilakukan Pengawasan Kearsipan.
Pengawasan Kearsipan meliputi pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan dan penegakan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan (Pasal 16 PP No 28 Tahun 2012)
Pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan terdiri atas Pengawasan Kearsipan Eksternal dan Pengawasan Kearsipan Internal.
Pengawasan Kearsipan Internal merupakan kegiatan pengawasan terhadap objek pengawasan pengelolaan kearsipan pada Perangkat Daerah. Pengawasan Kearsipan Internal dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ngawi selaku Lembaga Kearsipan Daerah terhadap Perangkat Daerah selaku pencipta arsip berkaitan dengan ketaatan terhadap Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah.
Pengawasan Kearsipan Internal ini merupakan proses kegiatan dalam menilai kesesuaian prinsip, kaidah dan standar kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan.
Adapun ruang lingkup Pengawasan Kearsipan Internal terbagi menjadi dua yaitu Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis (Penciptaan Arsip, Penggunaan Arsip, Pemeliharaan Arsip, dan Penyusutan Arsip) dan Aspek Sumber Daya Kearsipan (Sumber Daya Manusia dan Sarana Prasarana Kearsipan).
Aspek – aspek tersebut tertuang dalam Form ASKI (Audit Sistem Kearsipan Internal) yang harus diisi oleh Perangkat Daerah. Masing – masing Perangkat Daerah dimohon untuk mengisi Form ASKI secara mandiri, sesuai dengan kondisi riil dilingkungannya berupa soft copy yang dikirim ke pengelola arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ngawi paling lambat akhir Juni 2023.
Hal tersebut disampaikan dalam acara Bimtek Srikandi di Comand Centre pada Rabu, 10 Mei 2023 oleh Kridho Wirasto, Amd selaku Narasumber. Kridho menyampaikan, surat pemberitahuan tentang Metode Pengawasan Kearsipan Internal tahun 2023 ini dikirim lewat SRIKANDI ke admin masing masing Perangkat Daerah.
Di akhir September, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan telah menerima Form ASKI dari 49 Perangkat Daerah untuk dikoreksi, disesuaikan dengan bukti dukungnya dan juga dilakukan pemeringkatan yang kemudian penyusunan laporan.
Dalam hal pemeringakatan akan dibagi menjadi 2 (dua) kelompok yakni Kelompok Dinas/Badan/Bagian dan Kelompok Kecamatan untuk kemudian dari masih – masing kelompok diambil 5 (lima) Perangkat Daerah dengan nilai terbaik dan selanjutnya akan dilakukan visitasi dan uji petik untuk menentukan 3 (tiga) terbaik yang akan diumumkan pada saat Ekspos Pengawasan Kearsipan Internal.
#salamArsip
Penulis: Nungki Wahyuningtyas, S.Sos