PENDAMPINGAN KEARSIPAN DI KECAMATAN GENENG DAN KECAMATAN KWADUNGAN
NGAWI – Untuk dapat mewujudkan sistem kearsipan di setiap OPD diperlukan kerjasama yang harmonis antara Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai OPD pemangku fungsi kearsipan yang juga sebagai Unit Kearsipan 1 dan OPD sebagai pencipta arsip dan sebagai Unit Kearsipan 2. Unit kearsipan sebagai penanggungjawab tugas wajib kearsipan bertanggung jawab terhadap jalannya sistem kearsipan di instansinya. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang didalamnya ada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) yang sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Dalam rangka melaksanakan amanah undang-undang tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ngawi mengadakan pendampingan pengelolaan kearsipan di Unit Kearsipan 2, kali ini di Unit Kearsipan 2 yaitu di Kecamatan Kwadungan dan Kecamatan Geneng.
Suyatno Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip menyampaikan pendampingan ini kolaborasi 2 bidang yaitu Bidang Pengelolaan Arsip dan Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip. Bidang Pengelolaan Arsip sebagai pendamping tentang pengelolaan arsip dari penciptaan sampai dengan penyusutan. Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip sebagai pendamping tentang pemusnahan arsip dan penyelamatan arsip karena terkena bencana.
“Memang untuk urusan kearsipan di tangani 2 bidang yang mempunyai tugas masing-masing namun bertujuan satu yaitu dalam rangka mewujudkan indeks kearsipan yang tinggi di Kabupaten Ngawi” Ujarnya.
Dalam kesempatan pendampingan kali ini juga digunakan untuk Monitoring dan Evaluasi Pengawasan Kearsipan yaitu Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) dimana OPD unit kearsipan 2 menyumbang 40% untuk Nilai Indeks Kearsipan.
Di Kecamatan Geneng pengelola kearsipan serta ibu Sekretaris Kecamatan sebagai pengawas kearsipan hadir dalam kunjungan tim kearsipan. Sebelumnya Camat Geneng, Bambang Indratno Susilo W menghubungi tim kearsipan untuk meminta pendampingan pengelolaan kearsipan di Kecamatan yang baru beliau pimpin ini, kemudian ditindaklanjuti dengan surat melalui Srikandi lalu Tim datang setelah menerima disposisi dari Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mengatakan kita senang sekali jika ada OPD yang respon dan meminta pendampingan khusus, bagimana caranya biar kearsipan di kantornya terwujud sesuai aturan, saya akan perintahkan tim kearsipan untuk lebih respon kepada OPD yang respon.
Untuk kecamatan Kwadungan, rencana pemusnahan sudah lama, namun karena satu dan lain hal, baru dapat menindaklanjuti sekarang oleh pengelola kearsipan di Kecamatan Kwadungan. Hadir dalam pendampingan di kecamatan Kwadungan pengelola kearsipan bersama Sekretaris Camat, Agus Santoso yang menayakan banyak hal dalam kesempatan pendampingan ini.
Untuk Kecamatan Kwadungan juga akan diadakan sosialisasi tentang alih media pada desa rawan bencana yaitu desa Simo, untuk arsip letter C. Rencana kegiatan dilaksanakan di bulan november.
Semoga dengan kolaborasi yang baik antara 2 Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dengan OPD akan mewujudkan sistem kearsipan yang baik dan kedepannya Indeks Kearsipan terus meningkat dari tahun ke tahun.
Penulis : Monang Setiyo Putro
#ngawikab
#perpusarsipngawi
#banggamelayanibangsa
#asnberakhlak
#salamliterasi
#salamarsip
#ngawiramah
#makintopmarkotop
#nengngawiAE
#ngawingangeni
