Pemusnahan arsip merupakan salah satu tahapan pengelolaan arsip sesuai peraturan yang berlaku sesuai Peraturan Bupati Ngawi nomor 48 tahun 2022 tentang pengelolaan arsip dinamis. Di mulai dari Pembentukan Tim Pemusnahan, kemudian pemilahan arsip yang disusutkan yaitu arsip yang akan disimpan di Record Centre, atau arsip yang diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah yang nantinya akan disimpan di DEPO Arsip dan arsip yang akan dimusnahkan. Kemudian membentuk Tim Penilai yang akan menilai arsip yang akan dimusnahkan. Draf usul musnah di koordinasikan dengan Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, yang selanjutnya diajukan persetujuan pemusnahan kepada Bupati Ngawi. Setelah persetujuan Pemusnahan disetujui Bupati dilakukan penetapan pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu dilebur dijadikan bubur kertas atau dibakar. Pemusnahan arsip dilakukan Unit Kearsipan masing-masing OPD.

Kecamatan Pitu telah melakukan tahapan tersebut, pada hari Jumat tanggal 12 Juli 2024 dilakukan pelaksanaan Pemusnahan Arsip dengan cara di bakar. Pelaksanaan dilakukan lapangan belakang Kantor Kecamatan Pitu yang dihadiri oleh Camat Pitu Peggy Yudho Subekti, S.STP, Sekretaris Camat Pitu Dra. Sri Lestari, Pengelola Unit kearsipan serta semua pengelola Unit Pengolah masing-masing seksi di Kecamatan Pitu. Disaksikan dari pihat terkait yaitu dari Dinas terakait, karena yang di musnahkan adalah arsip SPJ dan Produk hukum maka disaksikan oleh Badan Keuangan dan dari Bagian Hukum. Inspektorat juga menjadi saksi sebagai pihak Pengawas. Dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan juga hadir sebagai pendamping.

Merupakan Kecamatan pertama yang mengadakan Pemusnahan arsip secara prosedural. “diharapkan menjadi contoh untuk kecamatan lain melakukan pemusnahan arsip secara benar, bisa study tiru di Kecamatan Pitu” tutur ibu Hylina selalu Kabid Perlindungan dan Penyelamatan arsip dalam kesempatan memberikan sambutan dalam acara tersebut.

Untuk Dinas/Badan/Kantor atau Kecamatan yang akan melaksanakan pemusnahan arsip, Bidang Perlindungan dan Penyelematan arsip siap mendampingi dari rencana sampai pelaksanaan pemusnahan arsip. Diharapkan dari tahapan pemusnahan arsip ini, OPD juga dapat melakukan Penyerahan arsip Inaktif diatas 10 tahun dan arsip statis yang akan disimpan di DEPO arsip sebagai koleksi arsip Kabupaten Ngawi.

Penulis : Monang – Arsiparis Ahli Muda