Ibarat mendapatkan durian runtuh, Kabupaten Ngawi terpilih menjadi salah satu pilot project kegiatan restorasi arsip Letter C oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Restorasi adalah langkah-langkah perbaikan terhadap arsip yang kondisinya sangat rusak dengan cara melaminasi, menambal, dan menyambung.
Kegiatan restorasi dilakukan pada pertengahan Bulan Oktober 2024 kemarin, dengan obyek arsip Letter C milik Kelurahan Ketanggi, Kecamatan Ngawi. Kemudian, hasil dari kegiatan tersebut disampaikan kepada semua kelapa desa se-Kecamatan Ngawi dan Kwadungan yang dikemas dalam acara simulasi penyelamatan arsip desa di Aula Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ngawi.
Drs. Tidor Arif T. Djati, M.M., narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa timur, menyampaikan bahwa Arsip Letter C merupakan arsip vital milik pemerintah desa/kelurahan yang di dalam berisi informasi tentang kronologis secara turun temurun hak atas tanah yang dimiliki oleh masyarakat. Jenis arsip ini kebanyakan sudah berumur puluhan tahun, bahkan bisa lebih dari 50 tahun. Oleh sebab itu, arsip Letter C harus dirawat dengan baik agar fisik dan informasinya dapat terus terjaga.
Kodisi fisik Arsip Letter C sebelum dan sesudah direstorasi
Menurut pandangan ibu FATIMAH, Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ngawi, perbaikan terhadap arsip Letter C harusnya menjadi prioritas utama Pemerintah Daerah. Hal ini dikarenakan informasi yang terekam di dalam Letter C mencerminkan potret keberadaan dan kepemilikan aset masyarakat dan pemerintahan desa/kelurahan. Apabila arsip tersebut rusak, tidak terbaca informasinya atau bahkan hilang maka akan beresiko munculnya gesekan antar masyarakat.
Berdasarkan hasil pemantauan di lapangan, menunjukkan bahwa rata-rata kondisi fisik Arsip Letter C sangat memprihatinkan. Kebanyakan terlepas dari jilidnya, sobek, dan berlubang. Untuk melindungi dan mengurangi dari kerusakan yang lebih parah diperlukan perbaikan terhadap fisik arsip dengan metode restorasi arsip.
Di lingkup Kabupaten Ngawi, sebenarnya kegiatan restorasi terhadap arsip Letter C sudah mulai dilakukan. Namun, belum menjadi prioritas. Mengingat untuk proses pelaksanaan kegiatan ini biayanya tergolong mahal dan harus dilakukan oleh SDM yang tersertifikasi.
”Sejauh ini, restorasi baru dilakukan terhadap 3 desa, yakni Letter C milik Desa Ngawi, Desa Tempuran dan yang terbaru adalah Kelurahan Ketanggi,” terang FATIMAH, ”kami berharap langkah ini bisa menjadi percontohan bagi desa lain untuk segera merestorasi arsipnya,” imbuhnya. Beliau juga menambahkan menurut informasi dari rekan provinsi, bahwa terkait pendanaan kegiatan restorasi Letter C, sebenarnya khusus untuk di Jawa Timur boleh mengambil dari Alokasi Dana Desa (ADD). Hal ini medasar pada persetujuan Menteri Dalam Negeri Tahun 2012 terkait usulan Gubernur Jawa Timur perihal pemanfaatan ADD untuk pengelolaan kearsipan desa. Beliau berharap, pemkab Ngawi segera mendorong pemerintahan desa/kelurahan untuk melakukan penyelamatan arsip Letter C. Dengan demikian, diharapkan aset masyarakat, aset desa/kelurahan dapat terlindungi dan terselamatkan.
Penulis : Kridho W