Alih media merupakan alah satu kegiatan pemeliharaan dalam pengelolaan arsip. Alih media dilakukan untuk memudahkan akses arsip selain itu juga untuk mengurangi resiko kerusakan fisik arsip dan informasi arsip. Alih media arsip dapat dilakukan dengan metode konversi ke dalam bentuk digital. Konversi arsip statis ke dalam bentuk digital mempunyai tujuan sebagai pelestarian dan pelayanan arsip, kebutuhan akses, keutuhan informasi arsip, dan kemudahan dalam pengelolaan.
- Proses persiapan
Pada Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2021 tentang Alih Media Arsip Dengan Metode Konversi menyebutkan bahwa, tahapan konversi ke bentuk digital yaitu perencanaan, penentuan prioritas, persiapan, pembuatan dan pengumpulan metadata, konversi ke bentuk digital, manajemen mutu, penyimpanan, serta penilaian dan evaluasi proses konversi ke bentuk digital. Dijelaskan lebih detail bahwa konversi arsip statis ke dalam bentuk digital untuk kebutuhan akses dalam rangka memudahkan pelayanan dan pemanfaatan arsip oleh masyarakat. Untuk kedepannya hasil arsip alih media akan di input ke dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional. Selanjutnya pengguna arsip dapat mengakses arsip melalui Jaringan Informasi Kearsipan.
2. Proses Pelaksanaan
Bidang Perlindungan dan Penyelamatan arsip melakukan konversi ke dalam bentuk digital terhadap koleksi arsip statis dengan memenuhi persyaratan sesuai dengan perundang- undangan. Melakukan pindai dengan menampilkan kembali informasi dalam bentuk elektronik secara utuh sesuai dengan aslinya. Konversi ke dalam bentuk digital merupakan salah satu rangka preservasi arsip. Arsip yang dilakukan alih media lebih diprioritaskan terhadap arsip dengan kondisi yang parah seperti, kertas rapuh dan tulisan rawan pudar. Dengan ini Lembaga Kearsipan Daerah mengharapkan kepada Perangkat Daerah dapat menyerahkan arsip statis agar dipelihara sesuai dengan ketentuan.
3. Proses Evaluasi
