Pengelolaan arsip dinamis di Kabupaten Ngawi diatur dalam Peraturan Bupati Ngawi Nomor 48 tahun 2022 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis. Pengelolaan Kearsipan adalah urusan wajib sesuai amanat Undang-Undang bagi setiap Organisasi Perangkat Daerah, artinya setiap Dinas/Badan/Kantor yang merupakan Unit Kearsipan 2 harus menjalankan system kearsipan secara baku. Dalam aturan tersebut menyebutkan bahwa Pengelolaan arsip Dinamis meliputi hal-hal yaitu : Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan, Pengamanan dan Penyusutan. Sedangkan Penyusutan ada 3 proses yaitu : Pemindahan dari Unit Pengolah atau dari Bidang/bagian/seksi kepada Pengelola Kearsipan OPD, yang kedua adalah Penyerahan, yaitu menyerahkan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan Daerah sebagai Unit Kearsipan 1 untuk disimpan di Depo Arsip. Dan proses yang terakhir adalah Pemusnahan Arsip, yaitu arsip yang sudah melewati masa retensinya dimusnahkan dengan prosedur yang telah ditentukan.
Bidang Perlindungan dan Penyelamatan arsip yang diberi tugas untuk urusan Pemusnahan ini, mengadakan sosialisasi tentang tata cara pemusnahan arsip sesuai prosedur.
“Jangan memusnahkan arsip tanpa tahapan yang telah di tentukan, karena itu merupakan resiko yang akan di tanggung Kepala OPD dan Pengelola Arsip” kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip mengingatkan kepada Pengelola arsip OPD se Kabupaten Ngawi pada Kesempatan Rapat Koordinasi.
Ya, memang betul, masih banyak yang belum mengetahui bahwa arsip adalah dokumen Negara, sehingga pemusnahan harus sesuai prosedur dan jangan di kumpulkan, dan dijual di tukang rosok. Tugas Tim Pemusnahan untuk mendampingi Perangkat Daearah untuk penyelamatan dokumen negara tersebut. Seperti yang dijelaskan Kabid Perlindungan dan Pernyelamatan arsip sekaligus sebagai Ketua Tim Pemusnahan Arsip, bahwa pemusnahan arsip ada tahapannya. Ada tahap secara umum, yaitu:
- Pemebentukan tim Penilai yg di dalamnya ada pengawas dan pihak terkait
- Penilaian daftar usul musnah oleh tim
- Membuat surat pertimbangan oleh Tim Penilai
- Mengajukan surat persetujuan Pemusnahan keBupati
- Setelah persetujuan turun membuat SK penetapan Pemusnahan
- Penandatanganan Berita acara pemusnahan
- Pelaksanaan Pemusnahan
Dan Pemusnahan ini mempunyai fungsi untuk efisiensi pengamanan dan penyimpanan dalam record centre dan mempunyai Nilai dalam audit kearsipan tahunan bagi masing-masing OPD.
“OPD mana yang maumelaksanakan Pemusnahan arsip, Tim kami siap mendampingi dari proses awal sampai dengan eksekusi, sesuai dengan prosedur yang berlaku” tutup ibu Kabid PPA dan ketua Tim Pemusnahan Arsip, Hylina Indriani, SH, MSi
Penulis : Nia Nuriana Febrianti, A.Md