Pada tanggal 14-15 November 2023 tim kearsipan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ngawi diminta untuk menjadi Narasumber dalam Bimbingan Tehnis Pengelolaan Kearsipan Desa oleh Kecamatan Kasreman. Bertempat di Hotel Horizon Solo yang di hadiri oleh seluruh personal Kecamatan Kasreman serta Kasi Umum dan Kasi Pemerintahan dari 8 Desa di Wilayah Kecamatan Kasreman. BimbinganTehnis berlangsung antuias, karena aparat desa ingin mewujudkan Reformasi Birokrasi yang dimulai dari memperbaiki tata Kelola internal kantor yaitu persuratan dan kearsipan.
Bapak camat Kasreman, Muhammad Arif Arifin, mengatakan “materi ini ternyata sangatlah penting, banyak ilmu dan informasi yang selama ini hanya kita dengar, dan hari ini di kupas tuntas, memang tidak mudah untuk menerapkan di masing-masing kantor, namun semuanya akan bisa dilaksanakan jika kita berkomitmen dan focus, mohon setelah ini dari Tim Kearsipan untuk dapatnya mendampingi kami di Kecamatan dan 8 desa, sehingga Reformasi Birokrasi secara nyata dapat kita wujudkan di Kasreman”
Kenapa desa harus membangun system kearsipan ?karena Pemerintah Kecamatan dan Desa menangani semua urusan Pemerintahan. Alasan kedua karena Pemerintah Desa adalah Birokrasi yang paling dekat dengan rakyat, sehingga apabila tata Kelola administrasi dan kearsipan berjalan sesuai peraturan maka akan memudahkan peningkatan pelayanan publik. Hal tersebut adalah salah satu materi yang di sampaikan pemateri Neri Ima Firmaty, S.STP.
“desa sebenarnya merupakan objek audit kearsipan internal yang diadakan setiap tahunnya, namun kami 2 tahun ini baru dapat mengaudit Unit Kearsipan 2 saja, yaitu Dinas/Badan/Kantor termasuk kecamatan, semoga tahun depan kita sama-sama siap mengaudit dan di audit. Oleh karena itu segera wujudkan system kearsipan baku, dan bersiap kanuntuk di audit kearsipan di tahundepan” lanjutan yang disampaikan pemateri.
Selain itu desa juga ada tuntutan untuk digitalisasi sesuai yang disebutkan dalam Permendes 13 dan 20 tahun 2020. Artinya desa siap tidak siap harus menerima tuntutan perkembangan birokrasi salah satunya digitalisasi. Salah satu contoh digitalisasi yang sangat penting yang harus dilakukan di desa adalah alih media letter C atau arsip tanah. Karena jika tidak di digitalisasi atau di alih mediakan maka letter C tersebut akan rusak termakan usia, apalagi jika selama ini penyimpanannya tidak dilakukan fumigasi dan tidak diperhatikan suhu ruang atau standartnya pengamanan arsip.
Aplikasi SRIKANDI yang merupakan program Nasional juga harus di siapkan untuk di aplikasikan di semua perangkat daerah termasuk desa. Dan di Ngawi tahun 2024 akan di agendakan menggarap desa untuk pengaplikasian SRIKANDI tersebut.
Dengan semangat dan komiten antara pimpinan kecamatan dan Kepala desa serta seluruh personal kecamatan dan perangkat desa, semogat ahun 2024 kecamatan Kasreman dan seluruh desa dapat bekerja dengan system kearsipan yang baku, memakai aplikasi SRIKANDI dan siap di audit.
Penulis
NERI IMA FIRMANTY, S.STP
Arsiparis ahli muda