Tepat di penghujung Tahun 2022, Jum’at, 30 Desember 2022, rencana pemusnahan arsip 10 tahun keatas milik BKPSDM dan Badan Keuangan yang disimpan di LKD akhirnya terlaksana. Disaksikan oleh Bagian Hukum dan Inspektorat, seremoni pemusnahan arsip digelar di basement Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Realisasi kegiatan ini menjadi bukti bahwa sistem penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten Ngawi sudah berjalan.
Menurut Dra. SRI LESTARI, Kabid. Perlindungan dan Penyelamatan Arsip, sesuai aturan, arsip OPD yang memiliki masa simpan 10 tahun keatas harus disimpan di LKD. Sedangkan proses pemusnahan arsip tersebut menjadi tanggung jawab LKD bersama OPD pemilik arsip. Jadi kegiatan pemusnahan itu menurutnya sudah berada berada dijalur yang benar.
Kegiatan pemusnahan arsip ini diharapkan dapat menjadi pembelajaran bahwa tidak semua arsip disimpan terus. Akan tetapi harus dilakukan penyusutan untuk memilah arsip, mana yang harus disimpan terus (permanen) dan mana yang boleh dimusnahkan. Sehingga bisa menghemat biaya pemeliharaan dan memastikan ketersediaan ruang simpan yang berkelanjutan. Namun, dalam proses pemilahan arsip harus tetap berpedoman pada petunjuk Jadwal Retensi Arsip.
“Kedepan kami akan berusaha mendorong Perangkat Daerah agar berani melakukan pemusnahan arsipnya” harap Ibu PINILIH, Kadin Perpustakaan dan Kearsipan, disela-sela acara tersebut. “Dengan demikian, volume arsip akan terkontrol dan dapat mengurangi beban pekerjaan penciptanya,” tambahnya.
Pemusnahan arsip merupakan salah satu upaya untuk melindungi fisik dan informasi arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Seperti, pencurian dan penjualan arsip, misalnya. Apabila ini terjadi, tentunya dapat merusak citra Kabupaten Ngawi. Untuk itu, proses pemusnahan harus dilakukan sesuai dengan prosedur dan kaidah kearsipan agar hasil pelaksanaan pemusnahan dapat dipertanggungjawabkan.